Outro item interessante que podemos agendar no Calendário do Outlook são as reuniões. O processo de agendamento de reuniões no Outlook é muito mais simples do que o agendamento de reuniões manualmente, utilizando as agendas convencionais.

 

Após agendar as reuniões você pode enviar um convite de reunião para qualquer pessoa que tenha uma conta de email. Você pode configurar também que a participação de uma determinada pessoa na reunião é opcional.

 

Caso sua empresa utilize o Exchange Server e o Active Directory, você poderá configurar também objetos compartilhados, como salas de reunião, equipamentos, e assim por diante.

 

É possível também, alterar o horário e local de uma reunião, excluir ou adicionar participantes. Após efetuar as alterações, o Outlook enviará uma nova solicitação de reunião para os participantes.

 

Vamos agora para um exemplo prático onde veremos como trabalhar com as reuniões.

 

 

Exemplo prático – Trabalhando com reuniões

 

• Abra o Outlook 2007.

 

• Clique em Calendário.

 

• Agora, no navegador de data, selecione uma data qualquer, posterior a data de hoje.

 

• Clique sobre o horário 14:00.

 

• Na barra de ferramentas padrão, clique na seta que está ao lado do botão novo e selecione a opção Solicitação de Reunião. A tela abaixo será aberta.

 

 

• No campo Para, digite os endereços de email dos participantes da reunião.

 

• No campo Assunto, digite o tema principal da reunião.

 

• No campo Local, digite o local onde a reunião ocorrerá.

 

• No grupo Mostrar, clique no botão Agendamento. A tela abaixo é exibida.

 

 

• Na lista Todos os participantes são listados todos os participantes da reunião. O ícone preto nessa lista indica que é o organizador da reunião. Você pode visualizar nessa tela, os horários disponíveis dos participantes, caso essa informação esteja disponível. O Outlook indicará o horário de reunião sugerido com barras verticais verdes e vermelhas, sendo o horário de início e o horário de fim, respectivamente.

 

• Na parte inferior dessa tela temos o botão Auto Escolher Próximo. Ao clicar nesse botão, um novo horário para a reunião será sugerido.

 

• Agora no grupo Mostrar, clique no botão Compromisso.

 

• Após as configurações estarem OK, clique em Enviar.

 

Conclusão

É isso pessoal, espero que este artigo seja útil para todos. Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste artigo, ou para enviar sugestões sobre novos tutoriais que você gostaria de ver publicado neste site, entre com contato através de e-mail Este endereço de e-mail está protegido contra SpamBots. Você precisa ter o JavaScript habilitado para vê-lo.  

Autor: Fabiano Santana – MVP, MCP, MCDST, MCSA Security, MCSE Security