Após você criar uma nova pasta de trabalho, definir a quantidade de planilhas e fazer as configurações gerais, é hora de você começar a inserir os dados nas planilhas. Se você estiver inserindo uma pequena quantidade de dados, basta clicar sobre a célula desejada e digitar o texto.

Dependendo do texto que você digitar, você poderá utilizar o recurso de auto-completar. Por exemplo, supondo que em sua planilha você terá uma coluna com a palavra Treinamento. Nesse caso você não precisa digitar essa palavra em todas as linhas dessa coluna. Basta digitar apenas uma vez essa palavra e ao começar a digitar essa mesma palavra, ela será preenchida automaticamente. Veja no exemplo abaixo: ao digitar a letra T, o restante da palavra foi preenchida automaticamente. Aí é só pressionar a tecla Enter e pronto.

 

 

Outra forma de copiar essa palavra Treinamento para as linhas de baixo, é clicar na alça de preenchimento da célula e arrastá-la até o local desejado. Com isso, automaticamente a palavra Treinamento será inserida nas demais células.

 

 

Agora imagine que você precisa criar uma coluna com os meses do ano. É necessário digitar todos os meses? Não. Basta você digitar apenas o mês Janeiro, clicar na alça de preenchimento e arrastar para as próximas linhas. Se você arrastar para baixo ou para a direita, você terá o auto-preenchimento dos meses na seqüência normal (janeiro, fevereiro, marco, etc.). Se você arrastar para cima ou para a esquerda, você terá o auto-preenchimento dos meses na seqüência inversa, ou seja, dezembro, novembro, outubro, etc.

 

Observe que após terminar de arrastar a alça de preenchimento, será exibido o botão Opções de Auto-Preenchimento. Esse botão possui as seguintes opções:

 

 

• Copiar células: ao clicar nesse botão o conteúdo da célula selecionada será apenas copiado para as demais células. Imagine que você digitou Janeiro na primeira célula. Ao arrastar a alça de preenchimento e selecionar essa opção, a palavra Janeiro será adicionada nas demais células.

• Preencher Série: ao clicar nesse botão as células selecionadas serão preenchidas com os próximos itens da série. Por exemplo, se você digitou o número 1 na primeira célula, as demais células serão preenchidas com os números 2, 3, 4 e assim por diante.

• Preencher formatação somente: nesse caso, apenas a formatação da célula selecionada será copiado. Os dados não serão copiados.

• Preencher sem formatação: essa opção é idêntica a opção Preencher Série, porém a formatação não será copiada para as demais células.

• Preencher dias, meses, semanas, dias da semana, etc.: essa opção faz o preenchimento de acordo com a célula de origem que você selecionou. Se a célula selecionada tiver um mês, essa opção será exibida como Preencher meses. Se a célula selecionada tiver um dia da semana, essa opção será exibida como Preencher dias e Preencher dias da semana, e assim por diante.

 

Temos ainda algumas outras formas de entrada de dados:

 

• Auto-preenchimento: essa é a forma que já vimos anteriormente, onde basta digitar um valor na primeira célula, clicar e arrastar a alça de preenchimento para as demais células.

• Preencher séries: nesse caso você precisa digitar os dois primeiros valores da série, selecionar as das células e clicar e arrastar a alça de preenchimento para as demais células.

• Auto-completar: digite as primeiras letras de uma palavra. Caso exista na mesma coluna alguma palavra semelhante, o Excel 2007 irá sugerir o valor existente.

• Escolher na lista suspensa: clique em uma célula logo abaixo de uma coluna que possui informações. Clique com o botão direito do mouse nessa célula e selecione a opção Escolher na Lista Suspensa. Agora basta clicar sobre o valor desejado que a célula será preenchida automaticamente, sem ser necessário digitar novamente os valores.
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• CTRL + Enter: esse recurso é utilizado quando você precisa inserir o mesmo valor em uma série de colunas. Para utilizá-lo basta selecionar o conjunto de células desejados, digitar o valor e pressionar as teclas CTRL + Enter. Automaticamente, todas as células selecionadas serão preenchidas com o mesmo valor.

 

Veja que temos uma série de opções de auto-preenchimento que facilitam a inserção de dados em nossas planilhas. Vamos para um exemplo prático onde você aprenderá a utilizar todos esses recursos.

 

Exemplo prático – Utilizando as opções de auto-preenchimento.

 

1. Abra o Excel 2007.

2. Clique na célula A1.

3. Digite a palavra Treinamento e pressiona a tecla Enter.

4. Agora digite a letra T.

5. Observe que automaticamente o restante da palavra é preenchida.

6. Pressione a tecla Delete para apagar o auto-preenchimento ou a tecla Enter para aceitar.

7. Agora, na célula A3 digite a palavra Treino.

8. Na célula A4 digite a letra T. Perceba que o auto-preenchimento não ocorreu, pois nessa mesma coluna existe mais de um valor que começa com a letra T. Agora, se você digitar Treina, aí sim o recurso auto-completar entrará em ação.

9. Agora apague todos esses dados. Para isso, selecione todas as células e pressione a tecla Delete.

10. Digite agora uma série de dados na mesma coluna, conforme ilustra a figura abaixo.

 

11. Agora clique na célula A7, que está vazia. Clique com o botão direito do mouse nessa célula e selecione a opção Escolher na Lista Suspensa.

12. Observe que será exibido um menu com todos os valores existentes nessa coluna. Basta clicar sobre a palavra desejada para que ela seja inserida automaticamente na célula A7.

 

13. Agora apague novamente todos os dados dessa planilha.

14. Na célula A1, digite Janeiro e pressione a tecla Enter.

15. Selecione a célula A1 e posicione o cursor do mouse sobre a alça de preenchimento dessa célula. Observe que o cursor do mouse é alterado para um sinal de +.

16. Agora clique sobre essa alça e arraste-a até a célula A12.

17. Observe que automaticamente todos os meses do ano foram preenchidos. Veja também que o botão Opções de Auto-Preenchimento é exibido.

 

18. Clique nesse botão e selecione a opção Copiar Células. Observe que nesse momento todas as células possuem o valor Janeiro.

 

19. Clique novamente no botão Opções de Auto-Preenchimento e selecione a opção Preencher Meses. Agora sim temos novamente todos os meses do ano na coluna A.

20. Agora clique na célula D1. Selecione a célula D1 até a célula F6.

 

21. Agora digite a palavra Humildade e pressione as teclas CTRL + Enter.

22. Observe que todas as células foram preenchidas com essa mesma palavra.

 

23. Feche a pasta de trabalho do Excel 2007. Não precisa gravar as alterações.

 

Conclusão

 

É isso pessoal, espero que este artigo seja útil para todos. Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste artigo, ou para enviar sugestões sobre novos tutoriais que você gostaria de ver publicado neste site, entre com contato através de e-mail Este endereço de e-mail está protegido contra SpamBots. Você precisa ter o JavaScript habilitado para vê-lo.

 

Autor: Fabiano Santana – MVP, MCP, MCDST, MCSA Security, MCSE Security